Menemukan Solusi Manajemen Dokumen – Solusi In-House vs. Hosted

Menemukan Solusi Manajemen Dokumen РSolusi In-House vs. Hosted . Mari ajak orang orang tercinta  menikmati indahnya pesona Bromo dengan cara membooking Paket Tour ke Bromo di AlifWisata. Harga bersahabat dan pelayanannya yang lengkap.

Sebelum memulai, beberapa dari Anda mungkin bertanya apa itu manajemen dokumen?

Manajemen Dokumen adalah kemampuan untuk mengelola semua dokumen kertas Anda dalam format elektronik. Mari mendefinisikan “dokumen kertas dalam format elektronik”.

Pada dasarnya, ada dua jenis sistem manajemen dokumen, baik solusi in-house, atau solusi yang di-host-kan.

Bagaimana Cara Menemukan Solusi Manajemen Dokumen – Solusi In-House vs. Hosted ?

Jadi, mana yang paling sesuai dengan kebutuhan Anda? Pertanyaan bagus. Sebagian besar perusahaan mendasarkan keputusan mereka pada staf yang ada untuk mempertahankan sistem ini, dan kemampuan teknis dari anggota staf tersebut.

Menemukan Solusi Manajemen Dokumen - Solusi In-House vs. Hosted
Menemukan Solusi Manajemen Dokumen – Solusi In-House vs. Hosted

Biaya suatu solusi juga merupakan faktor penentu. Sementara biaya solusi in-house lebih tinggi di muka, memiliki staf teknis untuk mendukungnya, biasanya terbayar dalam jangka panjang karena Return On Investment (ROI) yang dihitung.

Biaya yang lebih rendah dari solusi yang di-host menarik banyak perusahaan karena solusi ini menempatkan tanggung jawab teknis pada penyedia solusi. Ini juga bermanfaat karena sebagian besar solusi ini berbasis web.

Sementara beberapa perusahaan benar-benar dapat memperoleh manfaat dari solusi yang di-host, banyak yang tidak dapat karena kerahasiaan informasi yang terkandung dalam organisasi mereka.

Mencari solusi agar sesuai dengan kebutuhan perusahaan Anda dapat menjadi usaha yang memakan waktu. Kami menyarankan Anda terlebih dahulu menentukan solusi apa yang paling sesuai dengan organisasi Anda, kemudian belilah solusi dengan fitur-fitur yang paling sesuai dengan kebutuhan bisnis Anda.

Menemukan Solusi Manajemen Dokumen – Solusi In-House vs. Hosted

Berapa banyak ruang kantor yang bisa saya hemat? Pertanyaan bagus. Itu tergantung pada jumlah file kertas yang Anda ambil dari ruang kantor Anda yang berharga.

Di sebagian besar kantor, ada lemari arsip di mana-mana. Kami menjadi terikat dan bergantung pada file kertas kami. Karena sebagian besar perusahaan dimandatkan untuk menyimpan catatan mereka dari 3 hingga 7 tahun, yang menambahkan hingga jumlah kertas yang lengkap perlu dipelihara dan disimpan.

Di mana Anda menyimpannya? Di kantormu? Perusahaan penyimpanan rekaman? Berapa biaya itu? Semua pertanyaan ini mengarahkan topik ini ke arah yang baru. Mengapa Anda menyimpan catatan ini dalam format kertas? Mengapa bukan format elektronik?

OK, mari kita lihat beberapa statistik. Tetapi sebelum kita melakukan itu, mari kita mengatur lingkungan kantor standar sehingga kita memiliki titik referensi untuk memulai. Sekarang untuk rinciannya:

Sebuah lemari laci lemari arsip berisi sekitar 3000 halaman ketika penuh.
Jadi lemari laci penuh 4 menampung sekitar 12.000 halaman.

Sebuah laci file lateral menampung sekitar dua kali atau 50% lebih banyak file.
Jadi lemari samping laci penuh berisi sekitar 12.000 halaman.

Matematika Sederhana

Ok, sekarang kita tahu apa yang kita miliki di ruang lemari arsip kita, mari kita lihat ruang pada media penyimpanan.

Halaman standar 8 1/2 x 11 yang dipindai pada 200×200 DPI (titik per inci) berukuran sekitar 50k (rata-rata)
Ada 1024k dalam 1 megabyte ruang.
Dan Ada 700 megabyte ruang pada CD.
Ada 4.700 megabyte ruang pada DVD.

Ok, inilah matematika sederhana.

1.024k (1 megabyte) dibagi dengan 50k (dokumen pindaian standar) = 20,48 dokumen per megabyte
700 megabyte (1 CD) x 20 (gambar yang dipindai per megabyte) = 14.000 dokumen per CD
4.700 megabyte (1 DVD) x 20 (gambar yang dipindai per megabyte) = 94.000 dokumen per DVD

Jadi inilah faktanya.

1 CD = 1 lemari arsip penuh dengan dokumen kertas (12.000 dokumen)
1 DVD = 7 lemari arsip penuh dengan dokumen kertas (84.000 dokumen)

Setelah dokumen-dokumen ini dipindai dan ditempatkan pada CD atau DVD (tulis satu-satunya media) mereka menjadi dokumen hukum yang dapat diarsipkan dan diambil kembali nanti jika Anda ingin mencetak, mengirim faks, atau mengirim email kepada mereka.